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项目及合同管理制度


 主题    :行政制度  文件编号:LE-ZD-XZ-01
 批准人  :基金会理事大会  总页数  :共3页
 生效日期:2003年4月14日  修改日期:2007年01月01日


总则


1、  为确保基金会各项业务活动的顺利开展,加强项目及合同管理,制定本制度。
2、  本制度中所称项目是指基金会为开展工作及增值保值而开展的所有项目。
3、  本制度中所称合同是指基金会在执行项目中,与境内政府、企事业单位、社团及个人订立的含有权利义务关系内容的各类协议文件及其附件,及有关的补充协议、意向书、备忘录等合同性法律文件。 


项目立项要求


1. 基金会实行项目负责制。项目负责人需对所负责的项目进行前期调研,提出项目可行性研究报告。
2. 小型项目由办公室负责人批准;中型项目由主管副理事长批准,大型项目由理事会审查批准。
3. 基金会实行项目问责制。项目负责人要对该项目可行性研究报告所涉及的基本事实的真实性负责。 


合同的起草、审查与签订


1. 合同文本初稿,由经办该项目的负责人起草,或由合作方提出。
2. 对外签订合同,应贯彻“先审后签”的原则,所有合同在签订之前,都必须由领导审查批准。重要合同须经法律顾问(律师)审查并签署意见。
3. 项目负责人对合同出现的下列问题负责:
未按规定履行审批手续,使合同条款出现重大缺陷而给基金会造成损失;不认真对待法律顾问的建议,致使合同出现法律问题或酿成纠纷而给基金会造成损失;视损失情况进行严肃处理。
4. 合同经法律顾问(律师)审查后,由项目负责人报主管该项目的基金会领导同意后,才能对外正式签署。
5. 合同文本的尾页上应由法人代表或法人代表授权人签名、加盖基金会公章,并加盖骑缝章。


项目及合同的履行


1. 合同签订后,项目负责人及相关人员应严格按合同约定履行义务。
2. 合同履行需几个人员配合完成的,由该项目的主管领导明确指定负责人,负责协调其他相关人员履行合同。
3. 项目负责人要加强合同履行全过程的跟踪管理,防止发生纠纷。
4. 合同履行过程中,如果由于项目负责人的过错造成基金会单方面违约、从而酿成纠纷的,应由项目负责人负责,造成经济损失的应予酌情赔偿。
5. 项目负责人须根据项目的进度及合同执行情况,向主管领导汇报:重要情况随时汇报,正常执行每周汇报。 


合同纠纷的处理


1. 在合同履行过程中若出现纠纷,项目负责人应及时通报法律顾问并做好处理纠纷的有关准备。
2. 合同纠纷首先通过双方协商或调解解决,协商达不成一致的可以诉诸法律。
3. 通过司法途径解决的合同纠纷案件,应经基金会法定代表人批准授权,由律师代理基金会处理。
4. 发生合同纠纷以后,项目负责人应及时报告,不得擅自处理,积极配合调查取证,协助律师处理。律师接到纠纷情况报告后应及时立案,并根据有关材料出具法律意见书,报基金会相关领导按法律程序处理。 


项目及合同的档案管理


1.凡基金会对外签订的合同,除合同必备的条款外,须在合同后附有各方当事人的地址、联系人、联系电话等内容。
2.合同签订后,合同正本及所有洽谈资料原件应整理成卷,连同“法律顾问审查意见”,一并交指定的档案管理人员统一保管。
3.档案管理人员须编制合同档案目录,每月向主管领导报送合同档案目录。
4.项目负责人应保留项目及合同执行中的有关文件,对重要事项须建立大事记,妥善保存往来函电及相关的文字、影像资料。项目完成后,负责整理资料,建立档案,完整移交给档案管理人员。


附则


1、本制度由基金会办公室负责解释。
2、本制度经理事会批准,自2003年4月14日执行。基金会办公室有权根据国家的有关法规和基金会的实际情况进行修改。本制度的重大修改需报理事会批准。

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