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档案管理制度


 主题    :行政制度  文件编号:LE-ZD-XZ-02
 批准人  :基金会理事大会  总页数  :共2页
 生效日期:2003年4月14日  修改日期:2007年01月01日


总则


1、根据《中华人民共和国档案法》,并结合本基金会实际情况,制定本制度。 
2、本基金会在各项工作中形成的具有保存价值的、与本基金会工作关系密切的文件均须存档。 
档案包括:文字档案、影音档案、照片档案、宣传资料档案等。 
档案分类:财务档案、人事档案、行政档案、项目档案等。


归档要求


1、 财务档案、人事档案由指定的负责人收集、整理、归档和保存。
2、 财务档案、人事档案的负责人须制作档案的目录,交给基金会办公室主任收存。
3、 行政档案、项目档案由各项目负责人负责收集、整理。
4、 凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一内容的文件材料集中在一起,按文件的主题和先后形成时间排列好。
5、 归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。
6、 归档的照片、录音带、录像带、CD\DVD等,须逐一写上文字说明。
7、 行政档案、项目档案,须在项目结束后二周内,交给档案员归档和保存。


档案员职责


1、  负责制定案卷类目,合理分类存放,便于归档和使用。 
2、  负责基金会所有行政档案的收集、整理、立卷、归档和保存。 
3、  要求各项目负责人按时上交已经完成的项目档案。 
4、  负责项目档案的立卷、归档和保存。 
5、  维护档案的完整、准确与安全。并为本基金会各项工作的需要提供服务。 
6、  负责办理借阅档案的手续,保证档案的归还和安全。 
7、  负责档案保管,做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化,以利于档案的保护管理。 
8、  每月向主管领导报送档案工作统计材料。


档案借阅管理


1、  本基金会人员借阅档案,须通知档案员,并及时归还。 
2、  外单位来人查阅或借用本单位档案,需首先得到基金会主管领导的批准。 
3、  外单位来人借阅档案须严格办理档案借阅手续,限期使用,按期返还。借阅人须确保档案的完整与安全,不得损坏或丢失。 
4、  档案员对于到期未归还的借阅档案需要及时追还;对于归还的档案要认真检查核对,发现问题及时追查。


档案统计


1.    按照要求做好档案目录,并每月更新。 
2.    将需要统计的零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料。 
3.    平时做好单项的统计;每月做好各项工作的初步统计;年终进行全面的系统统计。 
4.    专人负责项目数据统计。保证数据统计连贯,按时上报。 


档案销毁


1、  财务档案、人事档案保留期十年。在条件许可的情况下,尽量延长保留时间。 
2、  行政档案、项目档案保留期六年。在条件许可的情况下,尽量延长保留时间。 
3、  经过鉴定确需销毁的档案,须列出销毁档案清册。 
4、  档案销毁,须经过主管副理事长批准方可执行。 
5、  档案销毁后,须在档案登记本上注明“已销毁”。


附则


1、  本制度由基金会办公室负责解释。 
本制度经理事会批准,自2003年4月14日执行。基金会办公室有权根据国家的有关法规和基金会的实际情况进行修改。本制度的重大修改需报理事会批准。

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